بوابة مجالس الإدارة للجهات الحكومية
تعمل مجالس الهيئات والجهات الحكومية والمؤسسات العامة وفق اختصاصات مكتوبة وقواعد تفويض رسمية والتزامات تدقيق تمتد لما بعد انتهاء عضوية أعضائها. توفّر منصة المجلس لهذه المجالس بيئة واحدة للانعقاد واتخاذ القرار والتوثيق، مع إمكانية تتبّع كل قرار رجوعاً إلى الاجتماع الذي صدر عنه.
ما الذي يميّز المجالس في الجهات الحكومية
السجل يجب أن يبقى بعد تغيّر الأعضاء
تتغيّر عضوية المجالس واللجان مع دورات التعيين. وحين تكون المحاضر وسجلات الحضور والتصويت موزّعة على البريد الإلكتروني والملفات الشخصية، تفقد الجهة ذاكرتها المؤسسية مع كل دورة. الأرشيف الموحّد يتيح للعضو الجديد قراءة مسار القرار بدل إعادة تكوينه.
القرارات تُراجَع لاحقاً
تخضع قرارات الجهات العامة لمراجعة المراجعة الداخلية والجهات الرقابية، وقد يحدث ذلك بعد سنوات. وما يهم عندها هو الإثبات: من دُعي، ومن حضر، وهل اكتمل النصاب، وكيف صوّت كل عضو، وما نص القرار فعلياً.
عدة مجالس وأمانة واحدة
كثيراً ما تشرف الجهة الأم على كيانات تابعة، لكل منها مجلسه ولجانه، وتخدمها في الغالب الأمانة نفسها. وإدارتها ككيانات منفصلة تُكرّر العمل وتجعل التقارير المجمّعة عملاً يدوياً.
موقع البيانات قرار بحد ذاته
لدى الجهات الحكومية في الغالب متطلباتها الخاصة بشأن الاستضافة وحدود الأنظمة، ولا يمكنها الاكتفاء بالإعداد الافتراضي لأي مزوّد. تُخزَّن جميع البيانات في منصة المجلس داخل المملكة بشكل أساسي، وتضيف باقة المؤسسات فوق ذلك خيار الاستضافة On-premise أو على سحابة خاصة.
كيف تدعم منصة المجلس ذلك
الوحدات نفسها التي تخدم مجالس الشركات، مطبّقة على نموذج عمل القطاع العام:
- حوكمة أعمال المجلس واللجان في مكان واحد، مع الفصل بين كل جهة ومجلس ولجنة
- إدارة الدعوات وإشعار الأعضاء والتفويض قبل الاجتماع
- التحقق الآلي من النصاب قبل فتح باب التصويت
- الحضور الحضوري وعن بُعد والهجين، فلا يتحوّل انشغال عضو إلى صوت مفقود
- التصويت الإلكتروني مع تسجيل النتيجة مقترنة بالقرار
- توثيق محاضر الاجتماعات والقرارات واعتمادها وأرشفتها في مسار قابل للرجوع إليه
- متابعة تنفيذ القرارات، فلا ينتهي القرار عند المحضر
- استضافة البيانات داخل المملكة بشكل أساسي، مع استضافة On-premise أو سحابة خاصة، وربط API مع الأنظمة الداخلية، وWhite Labeling كامل في باقة المؤسسات
السياق السعودي
أنشأت رؤية 2030 عدداً كبيراً من الهيئات والصناديق والجهات ذات العلاقة بالحكومة، لكل منها مجلس رسمي وهيكل لجان حوله. أما المدرجة منها فتخضع كذلك للائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية، التي تحدّد متطلبات تشكيل المجلس واختصاصات اللجان ومعالجة تعارض المصالح والإفصاح. وأياً كان الاختصاص، يبقى المتطلب التشغيلي واحداً: انعقاد صحيح، وقرار بنصاب مكتمل، وقدرة على إظهار كيفية الوصول إلى القرار لاحقاً.
موقع البيانات والامتثال والضمان المستمر
أين تُخزَّن البيانات، وأي الأطر تلتزم بها المنصة، سؤالان يطرحهما فريق الحوكمة والمخاطر أو المشتريات قبل غيرهما. والإجابة واحدة في جميع الباقات.
- استضافة البيانات داخل المملكة
- تُستضاف بيانات العملاء وتُخزَّن بالكامل داخل المملكة العربية السعودية ولا تغادرها. وهذا التزام مضمون، لا خيار من خيارات النشر.
- الهيئة الوطنية للأمن السيبراني (NCA)
- امتثال لضوابط الأمن السيبراني الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني، بما فيها الضوابط السحابية التي تنظّم تعامل مزوّد الخدمة مع بيانات الجهات الوطنية.
- البنك المركزي السعودي (ساما)
- امتثال لمتطلبات البنك المركزي السعودي في الأمن السيبراني والإسناد، بما يتيح للبنوك وشركات التأمين والتمويل الخاضعة لرقابته تبنّي المنصة ضمن التزاماتها التنظيمية.
- الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)
- امتثال لنظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية الصادرة عن سدايا، فيما يخص البيانات الشخصية لأعضاء المجالس والمساهمين والموظفين.
- ضمان مستمر
- يُحافَظ على الامتثال بصورة مستمرة لا عند نقطة تدقيق سنوية: تُراقَب الضوابط بشكل دائم ويُعاد تقييمها مع كل تحديث تشهده الأطر نفسها.
الأسئلة الشائعة
أين تُخزَّن بياناتنا؟
داخل المملكة العربية السعودية. تُستضاف بيانات العملاء وتُخزَّن بالكامل داخل المملكة ولا تغادرها، وهذا التزام مضمون لا خيار من خيارات النشر. والمنصة ممتثلة لضوابط الهيئة الوطنية للأمن السيبراني، ولمتطلبات البنك المركزي السعودي في الأمن السيبراني والإسناد، ولنظام حماية البيانات الشخصية الصادر عن سدايا، مع الحفاظ على الامتثال بصورة مستمرة.
هل يمكن استضافة المنصة داخل بيئتنا الخاصة؟
نعم. تشمل باقة المؤسسات استضافة On-premise أو على سحابة خاصة، إضافة إلى ربط API مع الأنظمة الداخلية مثل أنظمة ERP، بحيث تعمل المنصة ضمن الحدود التي تتحكم بها جهتكم.
هل يمكن لأمانة واحدة إدارة عدة مجالس؟
نعم. يجري الفصل بين الجهات والمجالس واللجان، بحيث تستطيع أمانة مشتركة خدمة الجهة الأم ومجالس الكيانات التابعة دون خلط سجلاتها أو عضويتها.
كيف تُعالَج محاضر الاجتماعات لأغراض التدقيق؟
تُسجَّل الدعوات والحضور والتحقق من النصاب ونتائج التصويت ونص القرار المعتمد معاً وتُؤرشف، بحيث تستطيع أي مراجعة لاحقة تتبّع مسار القرار كاملاً بدل الاعتماد على الذاكرة.
هل المنصة متاحة بالعربية؟
نعم. المجلس منصة سعودية بُنيت بالعربية أولاً، مع توفّر الإنجليزية إلى جانبها.